Entenda como funciona e quais rotinas fazem parte do setor financeiro de uma empresa

O setor financeiro é uma das principais áreas estratégicas dentro de uma empresa. Além de gerir e organizar o dinheiro, ele também guia os caminhos para atingir os objetivos empresariais.

A estrutura desse setor depende de diversos fatores como o porte, atividades e até mesmo a quantidade de notas a pagar e a receber, por exemplo. Uma boa planilha de contas a pagar gratuita pode te ajudar com isso.

Todos os anos, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) divulga estudos sobre as causas da mortalidade precoce das empresas. Uma em cada quatro empresas fecha antes de completar 2 dois anos no mercado, e a principal causa é a má gestão financeira, inadimplência, falta de lucro e fluxo de caixa.

Independentemente do tamanho da sua empresa, existem fluxos e atividades que lidam com o dinheiro da companhia todos os dias. No entanto, organizações que buscam o sucesso, começam a estabelecer as rotinas e atividades de gestão para obter resultados melhores.

Todas as empresas deveriam se preocupar com o setor financeiro. Não importa o tamanho, pois os boletos chegam para todo mundo e as organizações precisam ter responsabilidade com seus colaboradores, fornecedores, clientes e sócios.

A empresa funciona como um organismo que precisa do capital para se alimentar. O dinheiro que circula em uma organização precisa ter finalidades bem definidas e fazer sentido para os objetivos a longo prazo da empresa.

A estrutura do setor financeiro varia de acordo com:

· O porte da empresa;

· A atividade: comércio, indústria ou serviços;

· Quantidade de operações;

· Modelo de negócio.

Um setor financeiro bem estruturado e com profissionais qualificados contribuem para o crescimento da empresa. Caso contrário, não há possibilidade de sucesso sem que a empresa cuide do seu patrimônio.

Além do trivial, pagamento de impostos, fornecedores, compra de matéria prima, despesas trabalhistas, e etc., o setor financeiro tem como objetivo gerenciar as expectativas organizacionais e direcionar a empresa para o caminho mais saudável financeiramente.

Por se tratar de uma área extremamente técnica, o empreendedor deve estabelecer metas e aderir a métodos e softwares que auxiliam toda a gestão da cadeia produtiva.

O objetivo é maximizar os lucros, evitar prejuízos previsíveis, identificar e idealizar um plano de ação para cenários positivos e negativos.

As subdivisões do departamento financeiro dependem da necessidade em termos de estrutura da empresa. Basicamente, uma boa estrutura financeira possui:

· Planejamento financeiro;

· Controle bancário;

· Gestão de contas e pagamentos;

· Tesouraria;

· Contabilidade da empresa;

· Gestão de impostos;

· Gestão de riscos;

· Auditoria;

· Faturamento.

Os profissionais devem ser competentes e conhecer bem as tributações e o regime estabelecidos, bem como as Leis e práticas contábeis e saber gerenciar e controlar as despesas. É necessário ter foco, organização e atenção aos detalhes.

Além disso, o conhecimento do mercado em que a empresa está inserida é imprescindível. O departamento financeiro lida com dinheiro e, por isso, a atenção aos prazos, horários de bancos, tributos e datas desses impostos são parte da rotina do setor financeiro.

Uma das tarefas mais complexas é o fluxo de caixa, já que as contas a pagar podem ser previsíveis, que é o contrário das contas a receber, isto é, das vendas e faturamento que dependem do engajamento de outros departamentos para a entrada de capital.

A empresa pode optar por contratar parte dos colaboradores e terceirizar os demais serviços. Para uma estrutura interna, é necessário a contratação de uma pessoa responsável pela gestão financeira, como o cargo de Coordenador Financeiro, por exemplo.

Outro profissional que pode compor um time forte são os analistas, assistentes e auxiliares. Esses profissionais atuam com atividades diárias de emissão e pagamentos de notas fiscais, e análises do faturamento e balanço financeiro.

Já a contabilidade pode ser terceirizada, porém, ela nunca é dispensável. O profissional contador deve compreender todos os impostos e o regime em que a empresa se apresenta, e estar de olho na política e nas reformas econômicas nacionais. A estruturação deste setor oferece mais credibilidade para o mercado, mesmo que a empresa tenha um porte pequeno.

A precificação é a tarefa mais importante, já que é através do preço que a empresa vai obter o seu resultado. Dessa forma, o departamento financeiro é fundamental, pois o setor identifica a quantidade de impostos, a margem de lucro e até o percentual de retirada do empreendedor. Definir o preço certo, competitivo, que cubra os custos e despesas do negócio, é uma tarefa que poucos empreendedores se atentam a realizar.

Outro ponto de atenção para estruturar o setor é o planejamento e controle das receitas, despesas e investimentos necessários para o bom desenvolvimento do negócio. Organizações que não mensuram seus resultados financeiros não aumentam seu faturamento, nem atingem metas.

O planejamento orçamentário é a base da gestão financeira, e precisa contemplar as possíveis variações do preço, a partir da análise do mercado, preço de custo da matéria prima ou de ferramentas para executar o serviço, por exemplo.

A empresa precisa ter um posicionamento de mercado em sua área de atuação e saber qual é o momento para alterar seu preço.

Aliás, para ter preço baixo, é necessário custo baixo, escala, determinado volume, e entender como o mercado se comporta ao oferecer os preços e a compra de matéria prima. Após a precificação correta, existem diversas rotinas que qualquer empresa pode aderir para alavancar seus resultados financeiros. A compra de matéria prima, a produção ou revenda de produtos precisam estar dentro de um planejamento que preveja a compra e giro de estoque. Assim, a empresa não terá um estoque exagerado e não acabará acumulando dívidas por dificuldade de pagar seus fornecedores.

Na prática, existem diversas configurações para cada empresa. Entretanto, por se tratar de um departamento que controla o capital, fluxo de caixa, e oferece o aval para a tomada de decisões, é um setor que se alinha muitas vezes ao estratégico da organização.

Algo que muitas vezes se torna um diferencial para as empresas se trata de uma divisão bem definida entre a tesouraria, contabilidade, controladoria e auditoria – que, por muitas vezes é terceirizada. Já as micro, pequenas e médias empresas agregam divisões e contratam mais colaboradores à medida que a gestão passa a ser mais complexa, e a empresa adquire novas necessidades.

Basicamente, a rotina do setor financeiro consiste em:

· Precificação;

· Acompanhamento de oferta e demanda do mercado;

· Controle de fluxo de caixa;

· Cumprimento dos prazos

· Fiscalização de contratos;

· Organização, contabilidade e pagamento de tributação;

· Elaboração e emissão de notas fiscais, promissórias, etc;

· Planejamento e pagamentos de fornecedores;

· Organização e atenção aos horários dos bancos e transações;

· Controle e gestão do planejamento financeiro;

· Acompanhamento do faturamento;

· Pagamento da folha de pagamento, benefícios e direitos trabalhistas;

· Liberação de verba para compras;

· Pagamento de serviços terceirizados;

· Realocação de verba;

· Análises e relatórios gerais;

· Auditoria das contas;

· Fechamento de câmbio;

· Gestão de risco;

· Análise de fornecedores e clientes;

· Gerenciamento de capital de giro;

· Tesouraria e conciliação bancária;

· Liberação de crédito.

Basicamente, empresas que cuidam de seu patrimônio têm controle e gestão eficiente para a melhor tomada de decisão. Já as que não se preocupam em realizar uma organização financeira corretamente, acabam por falir.

Empresas com uma boa gestão financeira tendem a ser mais estratégicas e dispostas a enfrentar grandes desafios. O gerenciamento da empresa é o maior beneficiado com isso, pois, através da clareza dos números, os objetivos da organização podem ser alcançados.

Para a gestão estratégica, as organizações contam com alguns setores e profissionais competentes que preveem cenários, planejam ações e as colocam em prática para que a empresa atinja suas metas e tenha um crescimento sustentável.

As contas em dia, bem como uma análise rigorosa pode reduzir os custos fixos, desenhar cenários possíveis com custos variáveis, otimizar a produção ou produtividade através de softwares e tecnologias inteligentes, como também o faturamento mensal, semestral ou anual.

Todas as atividades financeiras da empresa devem ser revisadas e analisadas para culminar no preço final para o consumidor, seja pessoa física ou jurídica.

Contudo, organizá-las mantém a organização empresarial em funcionamento. Se o setor financeiro falha, toda a estrutura organizacional é afetada.

Em vista disso, por falta de planejamento e atenção às atividades, novidades do setor e da economia do país, muitas empresas vieram à falência.

As rotinas financeiras evitam que a empresa e o empreendedor misturem os dinheiros, e acabem por juntar despesas pessoais com as da empresa.

Fazer essa mistura de contas pessoais com o caixa da empresa é um erro fatal. Essa prática maquia o imposto de renda, distorce os resultados da empresa e abre as contas pessoais para o financeiro. Além disso, não permite saúde nem nas contas empresariais, tampouco pessoais.

Caso a sua empresa seja pequena, talvez não haja necessidade de contratar um software para organizar as contas, basta uma pasta sanfonada em junção ao armazenamento digital para que você possa armazenar informações de documentação, caixas de entrada, recibos, notas fiscais, notas promissórias, entre outros.

O departamento financeiro existe para organizar o dinheiro da empresa e preservar a vida e longevidade das atividades corporativas. As rotinas financeiras garantem à empresa: Visão panorâmica das contas; Fluxos e entendimento de receita, fluxo de caixa e faturamento; Ampla visão estratégica do negócio.

Interessante né pessoal?! É muito importante entender como funciona e quais rotinas fazem parte do setor financeiro de uma empresa, não é mesmo?!

Esperamos que você tenha gostado das nossas dicas!

Atenciosamente,

Equipe do Box Financeiro